會議安排方式

(一)安排方式：這里有幾種方法來處理會議的團(tuán)體住宿，最簡單的方法是由與會者自己安排宿，但是更有效和考慮經(jīng)濟(jì)利益來說最好是由主辦單位預(yù)定房間，如果不事先保留房間，會產(chǎn)生下列問題:

1．遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠(yuǎn)的地方。

2．與會者可能拿不到優(yōu)惠價格，因為個人無法有講價的能力。

3．會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來考慮場租可否講價。  

(二)住宿程序：一旦預(yù)訂的房間決定后，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：

1．告訴飯店所有與會者住宿經(jīng)由團(tuán)體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。

2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。

3．經(jīng)由專業(yè)會議服務(wù)公司代為處理。

4．經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負(fù)責(zé)。

(三)預(yù)定會議住宿的方式：會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。   

訂房卡：如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向飯店訂房。  

　　這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤，通常飯店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認(rèn)，另外也可以注明有任何稅金或服務(wù)費。  

　　另外（還有一點也很重要，就是強(qiáng)調(diào)訂房截止日，以鼓勵與會者盡早預(yù)訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的）。

住宿單：住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達(dá)與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內(nèi)容包括：

1．注明房間服務(wù)費和稅金由個人或是邀請單位支付。

2．注明雜費由誰負(fù)責(zé)(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。

3．房間只保留到抵達(dá)日的下午6時，還是由邀請單位全權(quán)負(fù)責(zé)。

4．要求飯店在寄上確認(rèn)信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。

　　一旦房數(shù)被確定后，住宿局／觀光局會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業(yè)務(wù)代表談房價。

　　如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設(shè)備，這不但有助于你房價的講價，同時提出一些與會者可能會問的問題，請飯店人員答復(fù)，同時也可以了解飯店預(yù)訂作業(yè)和前臺服務(wù)情形。

   特別預(yù)訂：有些會議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團(tuán)體，并給予特別處理，例如：總計預(yù)訂400間，40間為VIPs(貴賓)使用，其余360間為與會代表，使用特別預(yù)訂是因為有些記者和參展商都要特別小心接待。

     詳細(xì)與飯店業(yè)務(wù)代表討論細(xì)節(jié)，并訴諸文字，彼此要了解：

1．特別預(yù)訂多少房間，什么類別和房價。

2．預(yù)訂的作業(yè)程序。

3．什么時限內(nèi)未使用的房間轉(zhuǎn)到一般預(yù)約中。 

　　在決定特別預(yù)訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，對于貴賓(VIPs)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。

　　工作人員房間預(yù)訂和免費房間：在一般與會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費房間。 

　　一般來說工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業(yè)務(wù)人員，包括名字和地址、職稱或注明他(她)在會議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達(dá)與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優(yōu)惠價格，來降低主辦單位的成本。   

　　最好注明他們的身分，因為飯店經(jīng)常根據(jù)你這份住房表提供貴賓(逮VIPs)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認(rèn)函直接給你，由你核對無誤后再寄給貴賓或工作人員。 

(四)住宿表格的內(nèi)容：住宿表格通常由會議籌辦人草擬、由主辦單位印制，但準(zhǔn)備表格前先確認(rèn)有關(guān)作業(yè)原則，例如截止收件日、確認(rèn)回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。 

　　雖然有些住宿表格對某一特定團(tuán)體要求一些額外資料，一般標(biāo)準(zhǔn)表格包括下列內(nèi)容：

1．主辦單位名稱。

2．會議名稱。

3．會議日期。

4．會議地點。

5．收件截止日期。

6．確認(rèn)函回信地址。

7．各飯店的房價。

8．稅金明細(xì)。

9．飯店的地理位置圖。

10．注明項目：

(1)選擇飯店偏好。

(2)哪種類型房間。

(3)訂房人名字。

(4)抵達(dá)日期時間。

(5)離開日期。

11．注明訂金支付。

12．注明有關(guān)取消和更改處理方法。

13．注明什么時候由誰寄發(fā)確認(rèn)函。

14．注明接受或不接受電話詢問和預(yù)訂。

15．如果接受信用卡注明哪種信用卡、號碼、到期日和簽字。

16．填寫名字、地址、電話以便寄確認(rèn)函。

17．為了避免誤解，如果在表格中沒有注明房間類型時，最好提供住宿資料。

(1)單人房：一個人住，一張床。

(2)二人房：兩個人住，一張床。

(3)雙人房：兩個人住，二張床。     

　 (五)作業(yè)程序：基本上住宿安排是相當(dāng)復(fù)雜與耗時間的工作，記錄有關(guān)各類房間的存量，回答各種問題，解決個人住宿問題以及將住房報告轉(zhuǎn)給飯店與會議籌辦人，所有作業(yè)程序務(wù)必盡量快速與準(zhǔn)確。最好去拜訪飯店，熟悉他們的作業(yè)程序，例如如何處理截止日以后的住房預(yù)訂。 

場地視察：如果決定自行處理住宿，則工作人員一定要對于使用飯店的設(shè)備特別了解，要帶領(lǐng)負(fù)責(zé)住宿的工作人員到飯店，由各飯店業(yè)務(wù)人員一一介紹，以便到時候回答與會者的問題。  

確認(rèn)：通知與會者收到他們的住宿表格和確認(rèn)他們的房間，有些主辦單位并不通知與會者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發(fā)確認(rèn)函。最好收到住宿資料時立即寄發(fā)收到通知，因為有些飯店比較晚才寄發(fā)確認(rèn)函。  

　　經(jīng)常從會議籌辦人那里聽到的抱怨是為什么一段時間還沒有收到確認(rèn)。這時候與會者已經(jīng)打長途電話到主辦單位詢問或者已打電話到他第一選擇的飯店去查詢，也可能他第一選擇的飯店沒分配到，與會者會接二連三打電話詢問他房間分配的情形，因此回函通知或盡快確認(rèn)房間可減少長途電話的催詢。另外如果你能盡速處理也可以減少詢問的電話，為了減少不必要的電話，最好注明在收到住宿表格后多少天內(nèi)回復(fù)。 

　住宿報告：所謂住宿報告是在一段時間內(nèi)各飯店訂房情形的摘要，在報告中顯示總計預(yù)訂多少間飯店、每個飯店多少房間、多少間房間已經(jīng)被訂、還有多少間沒有被訂、多久才提供一次住宿報告。所提供的名單可按照與會者名字、國家、單位、到達(dá)日期或地理位置排列。大會結(jié)束后，會議籌辦入應(yīng)會提供一份完整的各飯店住宿報告，也可要求各飯店提供他們的住宿報告相互對照，看看有多少人臨時取消和no-show以及有哪些人最后才直接向完成房間預(yù)訂一旦決定了使用的飯店，飯店訂房表格和住宿作業(yè)單會寄給各飯店。

　飯店的合約書中詳細(xì)記載了價格和房間類型，為了使作業(yè)有效率，飯店給的價格要確定，而不是在某個價格范圍之間。很多飯店不熟悉主辦單位住宿委員會作業(yè)方式，因此附上詳細(xì)說明給飯店，這樣飯店就能知道，所有訂房和取消還是要轉(zhuǎn)回來。取消訂房可以重新分配，盡量使訂房保持原來預(yù)訂的。只有住宿委員會有權(quán)接受訂房，如果飯店也接受訂房會造成重復(fù)現(xiàn)象，這是會議籌辦人的麻煩。   

　(六)住宿服務(wù)：大型國際會議參加人數(shù)高達(dá)上千人甚至于有上萬人的會議，預(yù)訂房間是相當(dāng)耗時又耗人力的工作，在國外有住宿局(Housing Bureau)協(xié)助，住宿局通常在會議局下面，專門提供國外與會者住宿方面協(xié)助，由于屬于政府機(jī)構(gòu)，因此可提供免費服務(wù)，但不是每個國家都有住宿局。有些國家有住宿服務(wù)公司，可提供住宿服務(wù)，但要支付服務(wù)費。如果沒有以上兩種服務(wù)，主辦單位必須自行成立住宿委員會來處理國外與會代表住宿事宜，以下分別針對這三種服務(wù)內(nèi)容做說明。  

　　住宿局：通常大型會議才會使用住宿局的服務(wù)，有些國家沒有住宿局，但是也有當(dāng)?shù)赜^光局可提供這項服務(wù)，而這項服務(wù)也通常免費，會議局提供這項服務(wù)的前提是至少要使用某一定數(shù)量的飯店。例如，至少使用3間飯店和3000間房間。而少于這個數(shù)目建議你使用住宿卡直接由飯店負(fù)責(zé)。但是仍然有例外情況，觀光局會同意負(fù)責(zé)住宿方面事項。首先你要提供下列資料：

1．過去訂房數(shù)量(實際房間數(shù)與預(yù)定房間數(shù))。

2．預(yù)期需要多少間房間。

3．抵達(dá)與離開的情形。

4．成本考慮(與會者對預(yù)算的考慮)。

5．對位置的偏好(大部分飯店與會場彼此在步行范圍內(nèi))。

6．如果現(xiàn)在的與會者有不同于以前的偏好時，告訴觀光局。

　　注：臺灣沒有住宿局，而觀光局也因為人力有限，無法提供上項服務(wù)。

　　住宿服務(wù)公司：在國外有一些公司提供住宿服務(wù)，大部分是旅行業(yè)者，他們將機(jī)票、飯店住宿變成一個旅行(travel pecdage)；但是也有一些公司專門提供住宿服務(wù)并不牽涉旅游。但是這種服務(wù)公司是要收費的。

　　基本服務(wù)內(nèi)容：處理住宿卡(表格)、確認(rèn)函、報表，有些公司可安排會后住宿，這通常不包含在訂房報告，并提供人員在會議現(xiàn)場服務(wù)，以確定住房(check-in)與退房(check-out)順利進(jìn)行。在臺灣仍由主辦單位自行處理或交給會議籌辦人代為與各飯店接洽。 

　　自行成立住宿委員會：以上兩種住宿服務(wù)比較適合大型國際會議，但是對中小型會議，仍然要提供國外與會者住宿服務(wù)，因此要自行成立住宿委員會。雖然如此，有些主辦單位對于大型國際會議仍然自行成立住宿委員會，為何如此?有幾個因素：全盤控制住宿程序，立即掌握各飯店住房情形，立即掌握免費房間數(shù)目，最重要的還是直接服務(wù)客戶，如果會員中有任何問題或特別需求可以立即處理